En Servicios y Asesorías Healthstore SpA respetamos la privacidad de las personas. Esta política explica qué datos personales tratamos, para qué los utilizamos, con quiénes podemos compartirlos, cuánto tiempo los conservamos y cómo ejercer los derechos sobre ellos.

1. Alcance y normativa aplicable

Esta política comprende el tratamiento de datos de personas que realizan consultas, trabajadores, prestadores de servicios, contactos de compradores públicos y proveedores. Se aplica a la información contenida en el sitio web, correos electrónicos, documentos, sistemas administrativos y servicios tecnológicos utilizados por Healthstore.

El tratamiento se realiza conforme a la Ley N° 19.628 y sus modificaciones por la Ley N° 21.719, según su vigencia. Los derechos, plazos y competencias del nuevo régimen se aplicarán desde su entrada en vigencia legal. Hasta entonces, se respetarán los derechos y plazos del régimen vigente.

Healthstore debe utilizar los datos para finalidades determinadas e informadas, solicitar únicamente los necesarios, mantener información pertinente y actualizada y limitar su conservación.

2. Datos personales, finalidades y fundamentos

2.1. Consultas y solicitudes de cotización

Tratamos el correo electrónico, el contenido del mensaje y los datos de identificación que la persona decida proporcionar, como su nombre u organización, para responder consultas, preparar cotizaciones solicitadas y dar seguimiento a esas gestiones.

El correo electrónico y el mensaje son necesarios para atender la solicitud. El nombre y la organización son opcionales. No deben incluirse contraseñas, datos bancarios, RUT de trabajadores ni información clínica que identifique a pacientes en el formulario general.

Las consultas generales se tratan sobre la base de una autorización específica. Cuando corresponda gestionar medidas precontractuales solicitadas por el titular, se aplicará esa base conforme a la normativa vigente.

Los datos del formulario no se utilizarán para suscripciones ni campañas publicitarias. El envío de una consulta no constituye aceptación de condiciones comerciales ni autorización para otras finalidades.

2.2. Contactos de compradores públicos y proveedores

Podemos tratar nombres, cargos, correos de contacto y datos personales presentes en ofertas, órdenes de compra, facturas, guías y comunicaciones. Esta información puede provenir de Mercado Público, antecedentes de contratación, comunicaciones de compradores o proveedores y del propio titular.

Estos datos se utilizan para preparar ofertas, coordinar compras y entregas, informar despachos, gestionar facturación y pagos y mantener trazabilidad de la operación.

El fundamento se determina según cada gestión y el régimen legal aplicable. Cuando una persona actúe como contacto de una entidad, no se presumirá que es personalmente parte del contrato. La disponibilidad pública de un dato no autoriza cualquier reutilización.

2.3. Trabajadores y prestadores de servicios

Tratamos datos de identificación y contacto, antecedentes contractuales, remuneraciones, cotizaciones, cuentas para pagos y cargas familiares, cuando corresponda, para administrar la relación laboral o de servicios y cumplir obligaciones legales. Los datos provienen del titular y de los antecedentes entregados para esas gestiones.

Los antecedentes de salud se limitan a los necesarios para cumplir obligaciones laborales y de seguridad social, con acceso restringido y la habilitación específica correspondiente. Los usos opcionales ajenos a estas finalidades requieren una autorización específica cuando proceda.

3. Acceso a la información y destinatarios

El acceso se limita al personal autorizado y a terceros que requieran información para una finalidad justificada. Healthstore utiliza Outlook para comunicaciones, OneDrive para almacenamiento y trabajo compartido y Obuma para gestión administrativa, facturación y remuneraciones. El sitio web requiere servicios de alojamiento y administración.

En la medida necesaria para cada gestión, los datos podrán comunicarse a compradores públicos para ejecutar contratos; a proveedores para gestionar compras; a FedEx u otros transportistas autorizados para coordinar entregas; a autoridades y entidades previsionales o financieras para cumplir obligaciones y gestionar pagos; y a contabilidad externa y soporte tecnológico dentro de las funciones encomendadas.

No se entregarán antecedentes laborales o de salud a transportistas ni a proveedores comerciales. Los terceros deberán actuar conforme a las condiciones de tratamiento, confidencialidad y seguridad correspondientes a su función.

4. Tratamiento de datos fuera de Chile

Algunos servicios de nube, correo, alojamiento y operaciones con proveedores internacionales pueden implicar tratamiento de datos fuera de Chile.

Healthstore realiza operaciones con Carestream en Argentina y Gran Bretaña y con proveedores mediante Alibaba. Estas operaciones no implican, por sí solas, transferir todas las categorías de datos de la empresa.

Antes de comunicar datos personales al extranjero, corresponde identificar la información, el destinatario, el país y la finalidad, y verificar la vía legal y las garantías aplicables. Se informará al titular el destino pertinente y las condiciones de protección correspondientes, sin presumir una adecuación de país que no haya sido establecida por la autoridad competente.

5. Cookies y herramientas de analítica

Las herramientas del sitio deben utilizarse para finalidades informadas y respetando la minimización de datos. Las herramientas de analítica que requieran consentimiento no deberán activarse antes de obtenerlo.

La habilitación de Google Analytics estará sujeta a información específica sobre su proveedor, datos tratados, finalidad, duración de cookies, conservación y condiciones de tratamiento internacional, junto con un mecanismo que permita aceptar, rechazar y modificar la elección.

La simple navegación, el envío del formulario o la lectura de esta política no constituyen una autorización general para seguimiento. Rechazar la analítica no debe impedir enviar una consulta. La autorización para analítica es independiente de la autorización para responder consultas.

6. Seguridad y confidencialidad

Nuestra política establece controles proporcionales a los datos y riesgos, incluidos accesos individuales, permisos según función, autenticación multifactor en los servicios utilizados, protección de equipos, respaldos y capacitación.

La información debe compartirse con destinatarios verificados mediante canales autorizados. El acceso a remuneraciones, cuentas de pago y antecedentes de salud debe mantenerse restringido. Las personas con acceso están sujetas a obligaciones de confidencialidad durante y después de su relación con la empresa.

Si se advierte una posible exposición o uso indebido de información personal relacionada con Healthstore, debe informarse al canal de privacidad. La Coordinación de Protección de Datos Personales y la Gerencia gestionarán la respuesta conforme al procedimiento interno y a las obligaciones legales aplicables.

7. Conservación y eliminación

Conservamos los datos durante el tiempo necesario para cumplir su finalidad y las obligaciones legales aplicables.

Consultas sin contratación: hasta 12 meses después de su cierre, salvo que se solicite antes su eliminación y esta proceda, o exista una razón justificada de conservación.

Operaciones concretadas: los antecedentes necesarios se integrarán al expediente correspondiente y se conservarán según sus obligaciones legales y plazos documentados.

Antecedentes laborales y de servicios: se conservarán conforme a las obligaciones legales y los plazos definidos para cada categoría.

Reclamaciones, investigaciones o requerimientos: los antecedentes pertinentes podrán mantenerse con acceso restringido durante el período justificado.

Al finalizar la finalidad y los plazos aplicables, corresponde eliminar o anonimizar los datos de forma segura. No se conservarán indefinidamente documentos o contactos por comodidad operativa.

8. Derechos de las personas

Los titulares pueden ejercer los derechos reconocidos por la normativa aplicable, incluidos acceso, rectificación y eliminación cuando corresponda, así como retirar su consentimiento.

Desde la aplicación del régimen de la Ley N° 21.719, podrán ejercerse también los derechos de oposición, bloqueo temporal y portabilidad, bajo sus condiciones legales. La portabilidad procederá cuando el tratamiento sea automatizado y se base en consentimiento, conforme a la ley.

La eliminación puede estar limitada por obligaciones legales de conservación u otras excepciones aplicables. Toda limitación deberá explicarse y fundamentarse. La atención de solicitudes es gratuita.

Retirar el consentimiento no afecta la licitud del tratamiento anterior a su retiro y puede impedir continuar una gestión que dependa de esa autorización.

9. Presentación y atención de solicitudes

Las solicitudes deben enviarse a mariareyes@healthstore.cl, dirigidas a la Coordinación de Protección de Datos Personales, indicando el nombre del titular, un medio para recibir respuesta y el derecho que desea ejercer. Cuando corresponda, deben identificarse los datos o el tratamiento al que se refiere la solicitud y acreditarse la representación si se actúa por otra persona.

Verificaremos la identidad de manera proporcional, sin solicitar contraseñas ni antecedentes sensibles ajenos a lo necesario. Registraremos la solicitud y responderemos por escrito dentro de los plazos del régimen legal aplicable.

Desde la aplicación del nuevo régimen, el plazo general será de 30 días corridos desde el ingreso, con una única prórroga de hasta 30 días corridos, comunicada y justificada. Las solicitudes de bloqueo temporal se resolverán dentro de dos días hábiles, en las condiciones legales. Antes de esa vigencia, se aplicarán los plazos del régimen vigente.

Una denegación total o parcial deberá indicar su causa. Cuando corresponda, se informarán los mecanismos legales para reclamar ante una denegación o falta de respuesta.

10. Decisiones automatizadas

Dentro de las actividades descritas, Healthstore no realiza decisiones exclusivamente automatizadas ni perfiles que produzcan efectos jurídicos o afecten significativamente a las personas. Cualquier incorporación futura deberá evaluarse, documentarse e informarse previamente.

11. Responsabilidades y actualización

La Gerencia es responsable de aprobar la política y supervisar su aplicación. La Coordinación de Protección de Datos Personales gestiona la recepción de solicitudes y el seguimiento documental. Las áreas administrativas, tecnológicas y de administración web deben ejecutar las medidas correspondientes a sus funciones.

Esta política se revisará anualmente y ante cambios relevantes en los procesos, sistemas, destinatarios o normativa. Las nuevas versiones se mantendrán accesibles en este sitio y deberán identificar su fecha de actualización.